重要会议要有明确的议程和目标，在前一周，前3天反复通知参会人员，尤其是参会的领导。如果会议更大型，在开会前期，要评估结果，确定合适的利益相关者代表，将各个讨论要公布，确定确定会议程序与内容，确保得到权威人士的授权。
其次，还需要把会议角色与职责分配好，把好指定人选:例如召集、沟通、协调、记录、主持、专家、利益攸关者代表，设置关于候补代表和观察员的规则，形成书面的日程安排、基本规则、工作计划、项目预算。
重要会议要有明确的议程和目标，在前一周，前3天反复通知参会人员，尤其是参会的领导。如果会议更大型，在开会前期，要评估结果，确定合适的利益相关者代表，将各个讨论要公布，确定确定会议程序与内容，确保得到权威人士的授权。
其次，还需要把会议角色与职责分配好，把好指定人选:例如召集、沟通、协调、记录、主持、专家、利益攸关者代表，设置关于候补代表和观察员的规则，形成书面的日程安排、基本规则、工作计划、项目预算。