当使用者在参观网页时，有时想 Email 给 Webmaster 但是再执行 Email 程式总是不方使，使用者在按下 mailto: 还要花段时间打开自己这儿的 Outlook 岂不麻烦。这时，若是 Homepage 能提供写信的功能就太酷了。同时意见信箱还是以提醒或者要求使用者一定要填入哪些资料，这对资料仓储而言，也是了解客户的最好方法。
整个意见信箱其实就像 Outlook 或者其它电子邮件软体，寄发新邮件的功能，不同的地方在于使用 Outlook 时，寄件人是固定的，而要填上收件人的地址；而网站上的意见信箱，收件人几乎都是 Webmaster，反而是要填上寄件人的电子邮件地址。当然另一个不同之处是Outlook 处理寄信的动作；而意见信箱是由 Web 伺服器处理使用者发送的信件。
在 UNIX 的系统中，大部份和电子邮件有关的问题都和 sendmail 有关，除非系统管理员较偏执，才会用其它的系统。因此，意见信箱的设计开发，也是使用 sendmail 来达成所需要的功能。而 WindowsNT 系统中，由于没有 sendmail 程式，需要另行符费购买，或使用其它的邮件派送软体，因此本节程式无法在 WindowsNT 系统执行。
处理的原则是先将使用者填写的资料写入暂存档案中，但为了防止多使用者同时填写意见时，会造成档案被覆盖，因此需要每次都有不同的暂存档，这个问题可以使用 tempnam() 函式来解决，用来建立独一无二的临时档。 在档名的问题处理完后，利用 PHP 提供的档案处理功能，将使用者填写的资料写入方才建立的档案中。将档案关闭就初步完成。即使资料没有邮寄出去，系统仍能保存意见档案。值得注意的是，若存放在 /tmp 中，有些 UNIX 的系统 (如 SUN Solaris) 会在重新启动系统时遗失这些资料，而有些则不会 (如 Slackware Linux)，这方面可能要先规划好，要保存的话需要存在不会被清掉的目录下。
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